I rapportini di produzione in studio . 4 passaggi per l’implementazione del sistema

Come presentare ai collaboratori in modo corretto il progetto di controllo di gestione in studio.

L’elemento chiave per ottenere i risultati in termine di reportistica al fine di mettere in atto le azioni correttive necessarie per migliorare le performance dello studio sono i rapportini di produzione dei collaboratori.

Purtroppo molte volte i progetti di organizzazione dello studio si arenano alla sola automatizzazione della parcellazione per l’incapacità della direzione o del titolare di imporre ai propri collaboratori la rendicontazione delle ore prodotte o addirittura nel non voler far rendicontare le ore per non diffondere una psicologia del terrore implementando un sistema di controllo in studio.

Sebbene in azienda sia una cosa assolutamente normale da parte dei dipendenti il rendiconto delle ore di lavoro su una commessa in studio sembra ancora un argomento tabù , vediamo come affrontarlo nel modo corretto.

1) Spiegare ai collaboratori gli svantaggi della situazione attuale
2) Spiegare quali sono i vantaggi nell’implementazione del progetto
3) Spiegare il loro ruolo chiave per il successo del progetto
4) Smontare eventuali obiezioni

Gli svantaggi della situazione attuale. Non sapere quante ore sono state dedicate ad un cliente comporta un errata fatturazione , visto il continuo aumento degli adempimenti il rischio è quello di arrivare a non avere una marginalità sufficiente per il mantenimento della struttura.

I vantaggi dell’implementazione del progetto. Conoscere esattamente quanto è stato fatto per un cliente consente allo studio di poter intervenire sullo stesso  in caso di marginazione insufficiente o negativa e di poter redigere correttamente i preventivi sui nuovi clienti, inoltre ,tramite i rapportini è possibile rilevare le prestazioni extra mandato in modo sistematico recuperando fatturato altrimenti perso.

Il controllo del cliente ( e non dei collaboratori !!!) è lo scopo del progetto ed i collaboratori che li gestiscono sono gli unici che sono a conoscenza di quanto è stato fatto, per cui il ruolo chiave di tutto è quello dei collaboratori.

Smontare le obiezioni. Una sola obiezione normalmente al termine dei punti precedenti per i più resistenti  “….l’inserimento dei rapportini comporta una perdita di tempo e già ne abbiamo poco…” . Con un software adeguato l’inserimento di un rapportino incide al massimo per 30” su un lavoro per cui è un tempo decisamente accettabile, la riorganizzazione dello studio e il bilanciamento delle attività tra i vari collaboratori garantirà di avere a disposizione il tempo necessario per consuntivare i lavori svolti.

A questo punto se c’e’ la volontà da parte della direzione la resistenza al cambiamento è vinta .

Per quali motivi investire in organizzazione ? Lo spieghiamo qui

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